Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

ASIM GmbH
Silberburgstraße 126
70176 Stuttgart
Deutschland

Kontakt:
Telefon: +49 (0)711 9334252-0
E-Mail: Info@asim-solutions.io

2. Grundsätze der Datenverarbeitung

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, BDSG, TMG).

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten beachten wir insbesondere die Grundsätze der:

• Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz: Wir verarbeiten Daten rechtmäßig, fair und in einer für Sie nachvollziehbaren Weise.
• Zweckbindung: Daten werden nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben.
• Datenminimierung: Wir erheben nur die Daten, die für den jeweiligen Zweck notwendig sind.
• Richtigkeit: Wir treffen angemessene Maßnahmen, um unrichtige Daten zu berichtigen oder zu löschen.
• Speicherbegrenzung: Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Verarbeitungszwecke erforderlich ist.
• Integrität und Vertraulichkeit: Wir gewährleisten eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten.

3. Erhebung personenbezogener Daten

3.1 Beim Besuch unserer Website

Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden automatisch folgende Daten erhoben und in Server-Logfiles gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners (anonymisiert)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Seite
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
• Verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem
• Name Ihres Access-Providers

Diese Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs der Seite sowie zur Verbesserung unseres Angebots ausgewertet. Eine Zuordnung dieser Daten zu einer bestimmten Person ist uns nicht möglich.

3.2 Bei Nutzung des Lizenzanfrage-Formulars

Wenn Sie das Lizenzanfrage-Formular nutzen, verarbeiten wir folgende Angaben:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Unternehmen (optional)
• Telefon (optional)
• Gewähltes Produkt (optional)
• Ihr bestehendes System bzw. Technologiebereich (optional)
• Seite, von der aus die Anfrage gesendet wurde
• Ihre Nachricht (optional)

Diese Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet. Ihre Anfrage erreicht zuerst die ASIM GmbH. Die Einführung von ASIM-Produkten übernimmt die hoerl Information Management GmbH (Silberburgstraße 126, 70176 Stuttgart); eine Weitergabe Ihrer Anfrage an hoerl oder einen anderen Partner erfolgt nur nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sowie die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ein verstecktes Feld dient der Abwehr automatisierter Spam-Anfragen; es wird nicht gespeichert.

3.3 Bei Vertragsabschluss

Zur Vertragsabwicklung erheben wir zusätzlich:

• Unternehmensdaten (Firmenname, Anschrift, USt-IdNr.)
• Ansprechpartner und deren Kontaktdaten
• Zahlungsinformationen
• Vertragsspezifische Daten

4. Cookies und Tracking

4.1 Was sind Cookies?

Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und die Ihr Browser speichert. Sie richten keinen Schaden an und enthalten keine Viren.

4.2 Arten von Cookies

Technisch notwendige Cookies: Diese Cookies sind für den Betrieb der Website erforderlich und können nicht deaktiviert werden. Sie werden nur als Reaktion auf von Ihnen durchgeführte Aktionen gesetzt (z.B. Datenschutzeinstellungen, Login, Formulare).

Analytische Cookies: Diese Cookies helfen uns zu verstehen, wie Besucher mit der Website interagieren. Alle Informationen, die diese Cookies sammeln, sind aggregiert und daher anonym.

4.3 Cookie-Einstellungen

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren.

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Wenn Sie in die Verarbeitung Ihrer Daten eingewilligt haben.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Wenn die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist, dessen Vertragspartei Sie sind.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Rechtliche Verpflichtung): Wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigte Interessen): Wenn die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist, sofern nicht Ihre Interessen überwiegen.

6. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben wurden, oder wie es die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen vorsehen.

• Kontaktanfragen: werden nach Abschluss der Bearbeitung gelöscht, sofern keine weitergehende Geschäftsbeziehung entsteht.
• Vertragsdaten: werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung zuzüglich der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (i.d.R. 6 oder 10 Jahre) gespeichert.
• Server-Logfiles: werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht.

7. Ihre Rechte als Betroffener

Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

7.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden. Ist dies der Fall, haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese Daten und weitere Informationen.

7.2 Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.

7.3 Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der gesetzlich vorgesehenen Gründe zutrifft.

7.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Unter bestimmten Voraussetzungen haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

7.5 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

7.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen.

7.7 Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf gilt für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

7.8 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart

8. Dienste Dritter

8.1 Hosting

Unsere Website wird bei einem professionellen Hosting-Anbieter gehostet. Der Hoster verarbeitet personenbezogene Daten in unserem Auftrag. Mit dem Hoster besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

8.2 Content Delivery Network (CDN)

Wir nutzen möglicherweise ein Content Delivery Network zur Optimierung der Ladezeiten unserer Website. Dabei können Ihre IP-Adresse und weitere Zugriffsdaten an Server des CDN-Anbieters übertragen werden.

8.3 Schriftarten

Diese Seite nutzt lokal gehostete Schriftarten. Es werden keine externen Schriftarten-Dienste (z.B. Google Fonts) eingebunden. Es findet daher keine Datenübertragung an Drittanbieter zum Zweck der Schriftarten-Darstellung statt.

8.4 Kundenverwaltung und E-Mail-Versand

Angaben aus dem Lizenzanfrage-Formular übertragen wir in unser CRM-System Pipedrive (Pipedrive OÜ, Tallinn, Estland), um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Die Benachrichtigung an unser Team und die Eingangsbestätigung an Sie versenden wir über Brevo (Sendinblue SAS, Paris, Frankreich). Mit beiden Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

8.5 Lokale Speicherung im Browser

Wenn Sie zwischen hellem und dunklem Farbschema wechseln, speichern wir diese Einstellung im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage). Die Angabe verlässt Ihr Gerät nicht und dient nur der Darstellung.

9. Einsatz von Künstlicher Intelligenz

9.1 Allgemeines

Die ASIM GmbH setzt im Rahmen ihrer Dienstleistungen und Produkte KI-gestützte Systeme ein. Dieser Einsatz erfolgt in Übereinstimmung mit der Verordnung (EU) 2024/1689 (EU AI Act) sowie der DSGVO.

9.2 Zweck der KI-Datenverarbeitung

Personenbezogene Daten können in folgenden KI-gestützten Prozessen verarbeitet werden:

• Datenintegration und -transformation: Im Rahmen von asim:NEXUS werden Produkt- und Mediendaten KI-gestützt validiert, transformiert und angereichert.
• Kundenspezifische KI-Lösungen: Im Rahmen von Kundenprojekten können individuelle KI-Modelle trainiert und eingesetzt werden.

9.3 Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch KI-Systeme erfolgt auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung, wenn die KI-Verarbeitung Teil der beauftragten Leistung ist.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigtes Interesse an der Verbesserung und Automatisierung von Geschäftsprozessen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung, sofern eine solche eingeholt wurde.

9.4 Automatisierte Entscheidungsfindung

Soweit KI-Systeme von ASIM Entscheidungen treffen oder vorbereiten, die rechtliche Wirkung gegenüber natürlichen Personen entfalten, gilt:

• Es findet keine vollständig automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO ohne menschliche Überprüfung statt.
• Alle KI-gestützten Entscheidungen unterliegen einer menschlichen Aufsicht (Human Oversight) gemäß Art. 14 EU AI Act.
• Betroffene Personen haben das Recht, eine Erklärung über die Funktionsweise der eingesetzten KI zu verlangen und die Entscheidung durch eine natürliche Person überprüfen zu lassen.

9.5 Datenverarbeitung durch Drittanbieter-KI

Für bestimmte KI-Funktionen können Drittanbieter-Dienste eingesetzt werden. In diesen Fällen:

• Werden personenbezogene Daten nur auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO) weitergegeben.
• Werden Daten, soweit möglich, vor der Übermittlung anonymisiert oder pseudonymisiert.
• Erfolgt die Verarbeitung ausschließlich innerhalb der EU/des EWR oder auf Basis geeigneter Garantien (Art. 46 DSGVO).

10. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen.

Unsere Sicherheitsmaßnahmen umfassen unter anderem:

• SSL/TLS-Verschlüsselung für die Datenübertragung
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Backups
• Zugriffskontrolle und Protokollierung
• Schulung unserer Mitarbeiter im Bereich Datenschutz

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen.

Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu lesen, um über den Schutz der von uns erfassten persönlichen Daten auf dem Laufenden zu bleiben.

Kontakt für Datenschutzanfragen

Bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung oder Löschung von Daten sowie Widerruf erteilter Einwilligungen wenden Sie sich bitte an:

ASIM GmbH
Silberburgstraße 126
70176 Stuttgart
E-Mail: Info@asim-solutions.io
Telefon: +49 (0)711 9334252-0